راهنمای کامل وکالت‌نامه TLS برای مراجعه به جای متقاضی ویزا

برای مراجعه به جای متقاضی ویزای آلمان در مراکز TLScontact، وکالت‌نامه باید بر اساس فرم رسمی TLScontact (Vollmacht für die Visumbeantragung) تهیه، توسط متقاضی امضا و در پورتال نوبت‌دهی TLS به‌صورت دیجیتال آپلود یا در روز مراجعه ارائه شود. وکیل ملزم است کارت ملی و شناسنامه اصلی خود، کپی تمام صفحات پاسپورت متقاضی، کپی کارت ملی متقاضی (در صورت ایرانی بودن) و کد رزرو نوبت (Reference Number) را همراه بیاورد. طبق دستورالعمل TLScontact آلمان، وکالت‌نامه‌های عمومی یا نوشته‌دستی که فیلدهای الزامی TLS را نداشته باشند، پذیرفته نمی‌شوند و مراجعه‌کننده در دروازه بازگردانده می‌شود.

جدول محتوا

• فرم رسمی وکالت‌نامه TLScontact چیست و چرا فرم‌های دیگر کار نمی‌کنند؟
• مدارک هویتی الزامی وکیل در روز مراجعه
• نحوه ثبت وکالت‌نامه در سیستم نوبت‌دهی TLScontact
• نکات فنی که باعث رد مراجعه می‌شوند
• تفاوت وکالت‌نامه TLScontact با وکالت‌نامه رسمی (رسمی‌خانه/سفارت)
• مراحل عملی: از تهیه تا مراجعه (چک‌لیست کامل)
• نکات کلیدی و اعداد — جدول
• سوالات متداول
• منابع رسمی
• سلب مسئولیت
• چه کسی می‌تواند در این مسیر کمک کند؟

فرم رسمی وکالت‌نامه TLScontact چیست و چرا فرم‌های دیگر کار نمی‌کنند؟

TLScontact به‌عنوان اپراتور رسمی پذیرش درخواست‌های ویزای شینگن آلمان در ایران، فرم اختصاصی خود را برای وکالت‌نامه منتشر کرده است. این فرم (معمولاً با عنوان "Vollmacht für die Visumbeantragung" یا "Power of Attorney for Visa Application") شامل فیلدهای الزامی است که در وکالت‌نامه‌های عمومی یا نمادین موجود نیستند: شماره مرجع نوبت (Reference Number)، نام کامل و تاریخ تولد متقاضی، شماره پاسپورت متقاضی، نام کامل وکیل، نوع ویزا (Schengen/National)، و امضای متقاضی با تاریخ. طبق راهنمای رسمی TLScontact برای اتاق‌های ویزای آلمان، هر وکالت‌نامه‌ای که این فیلدها را نداشته باشد، در روز مراجعه رد می‌شود و متقاضی باید شخصاً حاضر شود یا نوبت جدید بگیرد.

فرم رسمی TLScontact در دو زبان انگلیسی و آلمانی تهیه شده و فیلدهای آن دقیقاً با پایگاه داده پذیرش TLS هم‌خوانی دارد. وکالت‌نامه‌های نوتاریه یا رسمی‌خانه که برای معاملات ملکی، بانکی یا امور قانونی ایران تدوین می‌شوند، فیلدهای "Reference Number" و "Visa Type" را ندارند و از نظر فنی توسط سیستم TLS قابل پردازش نیستند. اگر متقاضی مستقیماً در کنسولگری آلمان مراجعه می‌کند (مثلاً برای ویزای ملی نوع D با نوبت مستقیم کنسولگری)، وکالت‌نامه رسمی با ترجمه رسمی آلمانی/انگلیسی پذیرفته می‌شود. اما برای ۹۹٪ درخواست‌های ویزای شینگن که از طریق TLScontact می‌روند، فرم TLS الزامی است.

فیلدهای الزامی فرم رسمی TLScontact

هر فیلد زیر در فرم وجود دارد و باید پر شود:

• Reference Number: کد رزرو نوبت که در ایمیل تایید نوبت آمده است (مثال: TEH1234567)
• Visa Type: نوع ویزا — Schengen (Type C) یا National (Type D)
• Applicant Full Name: نام و نام خانوادگی متقاضی دقیقاً مطابق پاسپورت
• Applicant Date of Birth: تاریخ تولد متقاضی (فرمت DD/MM/YYYY)
• Applicant Passport Number: شماره پاسپورت متقاضی
• Representative Full Name: نام و نام خانوادگی وکیل دقیقاً مطابق کارت ملی
• Representative ID Number: شماره کارت ملی وکیل (۱۰ رقم)
• Date & Signature of Applicant: تاریخ و امضای خودکار متقاضی

نکته مهم: تمام فیلدها باید با حروف انگلیسی بزرگ (CAPITAL LETTERS) پر شوند. نوشتن با حروف کوچک یا فارسی باعث خطای اسکنر در روز مراجعه می‌شود.

مدارک هویتی الزامی وکیل در روز مراجعه

وکیل باید در روز مراجعه مدارک زیر را اصلی و کپی همراه داشته باشد:

1. کارت ملی اصلی (شماره ملی و عکس واضح) — کارت ملی الکترونیکی روی موبایل یا گواهی کارت ملی پذیرفته نمی‌شود
2. شناسنامه اصلی (تمام صفحات، به‌ویژه صفحات شناسایی و تصاویر) — کپی تمام صفحات شناسنامه
3. کپی تمام صفحات پاسپورت متقاضی (شامل صفحات خالی هم، از جلد تا جلد)
4. کپی کارت ملی متقاضی (در صورت تابعیت ایرانی)
5. فرم وکالت‌نامه TLScontact امضا شده اصلی (یک نسخه برای تسلیم، یک نسخه برای خود وکیل)
6. کد رزرو نوبت (Reference Number) چاپ شده یا روی موبایل
7. دستورالعمل مراجعه (Appointment Confirmation) چاپ شده

نکته مهم: اگر وکیل خود متقاضی ویزای دیگری باشد یا اقامت معتبر نداشته باشد، باز هم می‌تواند وکیل باشد؛ تنها شرط داشتن کارت ملی و شناسنامه معتبر ایرانی است. اما اگر وکیل تابعیت خارجی دارد، باید پاسپورت و مجوز اقامت معتبر ایران را ارائه دهد.

جزئیات کپی پاسپورت متقاضی

TLScontact ایران از متقاضی می‌خواهد که کپی تمام صفحات پاسپورت (از جلد اول تا جلد آخر، شامل صفحات خالی) ارائه دهد. حذف صفحات خالی یکی از دلایل رایج رد در دروازه است. کپی باید رنگی، با کیفیت خوب و تمام متن‌ها و مهرها خوانا باشد.

نحوه ثبت وکالت‌نامه در سیستم نوبت‌دهی TLScontact

از سال ۲۰۲۴، TLScontact امکان آپلود وکالت‌نامه در پورتال نوبت‌دهی را فراهم کرده است. مراحل ثبت:

1. ورود به حساب کاربری TLScontact ایران (tlscontact.com/irn/fa/)
2. انتخاب نوبت مربوطه از بخش "My Appointments"
3. کلیک روی "Upload Documents" یا "Add Representative"
4. آپلود اسکن رنگی وکالت‌نامه امضا شده (فرمت PDF یا JPG، حداکثر ۵ مگابایت)
5. وارد کردن اطلاعات وکیل: نام کامل، شماره کارت ملی، تاریخ تولد
6. تایید و دریافت کد تایید (Reference Code) برای وکیل

اگر آپلود در پورتال ممکن نباشد (مثلاً خطای سیستم)، باید وکالت‌نامه اصلی در روز مراجعه به همراه مدارک فوق ارائه شود. در هر دو صورت، وکیل باید کد رزرو نوبت را داشته باشد.

مهلت آپلود

مهلت آپلود وکالت‌نامه در پورتال تا ۲۴ ساعت قبل از نوبت است. پس از این مهلت، سیستم آپلود را غیرفعال می‌کند و وکیل باید فرم اصلی را در روز مراجعه تحویل دهد. پیشنهاد می‌شود بلافاصله پس از دریافت نوبت، وکالت‌نامه را آپلود کنید تا از ترافیک لحظه آخر جلوگیری شود.

کد تایید وکیل (Representative Code)

پس از آپلود موفق، سیستم یک کد تایید منحصر به فرد برای وکیل صادر می‌کند. این کد باید توسط وکیل در روز مراجعه همراه با مدارک هویتی ارائه شود. اگر کد تایید صادر نشد، یعنی آپلود کامل نشده یا خطای سیستم رخ داده است.

نکات فنی که باعث رد مراجعه می‌شوند

تفاوت وکالت‌نامه TLScontact با وکالت‌نامه رسمی (رسمی‌خانه/سفارت)

وکالت‌نامه رسمی (نوتاریه/رسمی‌خانه) برای معاملات ملکی، بانکی یا امور قانونی ایران معتبر است، اما برای مراجعه به TLScontact معتبر نیست مگر اینکه فیلدهای الزامی TLS را داشته باشد. سفارت آلمان در تهران و کنسولگری‌های آن در مشهد و اصفهان، وکالت‌نامه رسمی را برای مراجعه به کنسولگری می‌پذیرند، اما TLScontact به‌عنوان اپراتور پذیرش، فرم اختصاصی خود را می‌خواهد.

جدول مقایسه: وکالت‌نامه TLScontact در برابر وکالت‌نامه رسمی

نکته مهم: اگر متقاضی ویزای ملی نوع D (مثل آوسبیلدونگ، کار، تحصیل) دارد و نوبت مستقیم کنسولگری گرفته است (نه از طریق TLS)، باید از وکالت‌نامه رسمی با ترجمه رسمی استفاده کند. برای تمام ویزاهای شینگن (Type C) و اکثر ویزاهای ملی که از طریق TLS می‌روند، فرم TLS الزامی است.

مراحل عملی: از تهیه تا مراجعه (چک‌لیست کامل)

مرحله ۱: دانلود و پر کردن فرم

• فرم رسمی را از سایت TLScontact ایران (بخش Downloads/Forms) یا از لینک مستقیم در ایمیل تایید نوبت دانلود کنید.
• تمام فیلدها را با حروف انگلیسی (CAPITAL LETTERS) پر کنید.
• فیلدهای الزامی: Reference Number، Visa Type، Applicant Full Name، Applicant Date of Birth، Applicant Passport Number، Representative Full Name، Representative ID Number، Date & Signature of Applicant.

مرحله ۲: امضا و اسکن

• متقاضی با خودکار آبی/مشکی امضا کند (قلم قرمز، خودکار ژله‌ای یا امضای دیجیتال پذیرفته نمی‌شود).
• اسکن رنگی با کیفیت ۳۰۰ DPI (تمام صفحه قابل خواندن باشد، حاشیه‌ها بریده نشوند).
• نام فایل پیشنهادی: Vollmacht_ReferenceNumber_ApplicantLastName.pdf (مثال: Vollmacht_TEH1234567_Mohammadi.pdf)

مرحله ۳: آپلود در پورتال (ترجیح داده شده)

• تا ۲۴ ساعت قبل از نوبت آپلود کنید.
• پس از آپلود، کد تایید وکیل (Representative Code) را یادداشت کنید و برای وکیل بفرستید.
• اگر خطای سیستم رخ داد، اسکرین‌شات خطا را نگه دارید و فرم اصلی را در روز مراجعه بیاورید.

مرحله ۴: تهیه مدارک وکیل

• کارت ملی اصلی + کپی رنگی
• شناسنامه اصلی + کپی تمام صفحات
• کپی پاسپورت متقاضی (تمام صفحات، رنگی)
• کپی کارت ملی متقاضی (در صورت ایرانی بودن)
• وکالت‌نامه اصلی امضا شده (یک نسخه اضافی برای وکیل)
• تایید نوبت (Appointment Confirmation) چاپ شده
• کد تایید وکیل (Representative Code) اگر در پورتال آپلود کرده‌اید

مرحله ۵: روز مراجعه

• حضور ۱۵ دقیقه قبل از ساعت نوبت در مرکز TLScontact.
• وکیل در کاونتر "Representative / وکیل" صف بزند (نه صف متقاضیان عادی).
• مدارک را به ترتیب بالا تحویل دهید.
• رسید تحویل مدارک (Submission Receipt) را بگیرید و نگه دارید.
• اگر پرونده ناقص باشد، TLScontact لیست موارد ناقص را روی رسید می‌نویسد و مهلت تکمیل می‌دهد (معمولاً ۳ روز کاری).

نکات کلیدی و اعداد — جدول

سوالات متداول

۱. آیا می‌توانم وکالت‌نامه را در روز مراجعه پر کنم و امضا کنم؟

خیر. وکالت‌نامه باید پیش از مراجعه پر شده، امضا شده و (ترجیحاً) در پورتال آپلود شده باشد. در روز مراجعه فقط تحویل داده می‌شود، نه پر می‌شود. اگر فرم را ندارید، باید نوبت جدید بگیرید. پر کردن فرم در محل توسط وکیل یا کارکنان TLScontact امکان‌پذیر نیست.

۲. وکیل من کارت ملی الکترونیکی دارد و کارت فیزیکی ندارد. آیا مشکل دارد؟

بله، مشکل دارد. TLScontact ایران کارت ملی فیزیکی اصلی می‌خواهد. کارت ملی الکترونیکی (بر روی موبایل) یا گواهی کارت ملی پذیرفته نمی‌شود. وکیل باید کارت ملی کاغذی اصلی را داشته باشد. اگر کارت ملی گم شده است، باید پیش از نوبت کارت ملی جدید دریافت کند.

۳. متقاضی در خارج از ایران است و نمی‌تواند فرم را امضا کند. چه کار کنیم؟

متقاضی باید فرم را پرینت، پر کردن، امضا و اسکن کند و برای وکیل در ایران ایمیل کند. وکیل اسکن را پرینت می‌کند و به همراه مدارک مراجعه می‌کند. امضای دیجیتال/الکترونیک پذیرفته نمی‌شود؛ امضای خودکار روی کاغذ الزامی است. اگر متقاضی در کشوری است که پرینت/اسکن دشوار است، می‌تواند از خدمات پستی بین‌المللی برای ارسال فرم اصلی استفاده کند، اما این زمان‌بر است.

۴. آیا می‌توان یک وکالت‌نامه برای چند متقاضی (خانواده) صادر کرد؟

خیر. TLScontact برای هر متقاضی جداگانه یک وکالت‌نامه جداگانه با شماره مرجع نوبت آن شخص می‌خواهد. حتی اگر نوبت‌های گروهی گرفته شده باشد، هر پاسپورت یک وکالت‌نامه نیاز دارد. وکیل می‌تواند برای چند نفر وکیل باشد، اما باید برای هر نفر یک فرم جداگانه پر کند.

۵. اگر وکیل در روز مراجعه نتواند حاضر شود، چه می‌شود؟

نوبت لغو نمی‌شود اما مراجعه انجام نمی‌شود. متقاضی باید یا شخصاً مراجعه کند یا وکیل جدید با وکالت‌نامه جدید و نوبت جدید تعیین کند. کد رزرو نوبت (Reference Number) همان रहता، اما وکیل جدید باید در پورتال ثبت شود یا فرم جدید ارائه دهد. اگر متقاضی شخصاً می‌خواهد مراجعه کند، نیازی به وکالت‌نامه جدید نیست.

۶. آیا وکالت‌نامه باید ترجمه رسمی داشته باشد؟

نه. فرم رسمی TLScontact به زبان انگلیسی/آلمانی است و نیازی به ترجمه رسمی ندارد. فقط اگر از وکالت‌نامه رسمی (نوتاریه) برای مراجعه مستقیم به کنسولگری استفاده می‌کنید، ترجمه رسمی آلمانی/انگلیسی الزامی است.

۷. آیا وکیل می‌تواند پرونده را تحویل بگیرد (Passport Return)?

بله، وکیل می‌تواند پاسپورت را تحویل بگیرد، اما باید در روز تحویل مجدداً کارت ملی و شناسنامه اصلی، وکالت‌نامه اصلی و کد رزرو نوبت را همراه بیاورد. اگر وکیل تغییر کرده باشد، وکیل جدید باید وکالت‌نامه جدید داشته باشد.

۸. اگر متقاضی زیر ۱۸ سال باشد، وکالت‌نامه چگونه است؟

برای متقاضیان زیر ۱۸ سال، ولی شرعی (پدر یا جد پدری) باید شخصاً مراجعه کند یا وکالت‌نامه صادر نماید. وکالت‌نامه باید توسط هر دو والدین (در صورت امکان) امضا شود و کپی شناسنامه والدین همراه باشد. TLScontact برای کودکان زیر ۱۸ سال حساسیت بیشتری دارد.

منابع رسمی

• TLScontact Iran - Official Website
• TLScontact Iran - Forms & Downloads (Vollmacht)
• German Federal Foreign Office - Visa Representation
• German Missions in Iran - Visa Information
• TLScontact Appointment Portal - Representative Upload Guide

سلب مسئولیت

اطلاعات این مقاله بر اساس دستورالعمل‌های منتشرشده توسط TLScontact ایران و سفارت آلمان در تهران تا تاریخ ۱۴۰۵/۰۷/۱۱ (۲۰۲۶-۱۰-۰۳) تهیه شده است. مقررات ویزا، فرم‌ها و شیوه‌های پذیرش می‌توانند بدون اطلاع قبلی تغییر کنند. قبل از هر اقدام، حتماً از طریق سایت رسمی TLScontact ایران و سفارت آلمان آخرین نسخه فرم و دستورالعمل را بررسی کنید. این مقاله مشاوره حقوقی یا ویزایی رسمی محسوب نمی‌شود و موسسه آلتین قلم امید مسئولیتی در قبال تغییرات احتمالی مقررات نمی‌پذیرد.

چه کسی می‌تواند در این مسیر کمک کند؟

اگر در انتخاب نوع ویزا، تهیه پرونده کامل، ترجمه رسمی مدارک، رزرو نوبت TLScontact، یا پیگیری پرونده پس از مراجعه دچار تردید شدید، کارشناسان موسسه آلتین قلم امید می‌توانند پرونده شما را بررسی و مراحل را مدیریت کنند. خدمات مرتبط: تحصیل در آلمان، مشاوره رایگان، ترجمه و رسمی‌سازی مدارک، پشتیبانی پس از ورود به آلمان.